Cómo poner una empresa, fácil, en Perú – parte #02

Hace unos meses escribí sobre cómo fue el proceso de iniciar una empresa.

El post cubría desde decidir hacerlo hasta obtener los papeles que acreditan tu existencia legal.

Eso es solo la primera mitad del juego. Resulta que aún hay más que hacer.

En el capítulo anterior

La última vez, joven incauto empresario, luego de un sencillo pero acelerado proceso de aprender términos, procesos y requisitos, obtuviste un sobre con papeles legales que no parecen tener una utilidad muy clara. Veamos qué hacer con ellos.

Primero, en esta etapa ya no es necesario que todos los socios estén al tanto de lo que sucede. Es suficiente que participe un solo representante legal, siempre que tenga poder administrativo y financiero (ambas opciones se escogen para cada socio/representante en el formulario de COFIDE).

Rápida aclaración: El poder administrativo permite hacer trámites a nombre de la empresa con el estado, municipio, etc. El poder financiero permite tomar acciones sobre el dinero de la empresa en el banco creando o manejando cuentas, emitiendo cheques, etc.

Continuando con los pasos, lo que ahora toca hacer es:

  1. Obtener una clave SOL en la agencia de SUNAT de tu preferencia.
  2. Abrir una cuenta corriente en el banco de tu preferencia.
  3. Abrir una cuenta de detracciones en el Banco de la Nación.
  4. Decirle a tu contador que ya hiciste lo anterior.
  5. Prepararte para tu nueva rutina mensual.

La clave SOL

La famosa clave SOL es el acceso a Sunat Operaciones En Línea. Permite no tener que ir nunca a SUNAT.

Es básicamente un usuario y password, en un sobre sellado. Toma nota de los datos, activa la cuenta, y no olvides inventar una respuesta irreal pero segura para la “pregunta secreta” que te pedirán (ver por qué son ridículas estas preguntas: Schneier 1, Schneier 2).

Luego de eso le das los datos de acceso a tu contador y te olvidas de todo. Terrible práctica de seguridad, pero todas las maneras de arruinarte, intencionalmente o no, ya las tiene a su alcance sin acceso total a SOL.

Una cuenta bancaria

El siguiente paso es crear una cuenta corriente de persona jurídica en el banco que prefieras. Para cuando yo lo hice, en junio de 2015, la opción que fue más útil para mí fue el BCP. Porque cobraban menos, atendían más rápido, tienen más agencias, y mis socios, contador, y clientes, usan el BCP.

Una cuenta corriente es diferente de una cuenta de ahorros en que cobra mantenimiento por la cuenta, cobra mantenimiento por la tarjeta de débito, te enyuca cobrarte envío de estados de cuenta, y en general te cobra por todo lo que puede. Por lo demás, es idéntica a una cuenta personal.

Lo más recomendable es ir a la agencia del banco que escojas, a pedir la lista de requisitos, en persona. La información en la web es bastante confusa y en algunos casos contradictoria o imprecisa.

Para agregarle complicación al asunto, el personal del banco a veces informa mal porque no tiene experiencia abriendo cuentas para personas jurídicas (que es un mundo muy diferente).

Los requisitos del BCP en su momento, más o menos:

  1. Copia legalizada del testimonio de la empresa (te dieron una en COFIDE, pero hacer una adicional cuesta 20-25 soles en cualquier notaría y te lo tienen listo en unas horas).
  2. La ficha RUC de la empresa, que se puede imprimir desde SOL. COFIDE también te dio copia de esto. Es copia simple.
  3. Copia del DNI de quien vaya a ser el representante legal ante el banco, normalmente el gerente general. Si tienes una estructura más complicada, anda a leer otros posts.
  4. Copia simple de la partida registral de SUNARP (otro papel que también te dieron en COFIDE).

Con todos esos papeles te puedes acercar a llenar un formulario en el banco y hacer un par de cosas más:

  1. Registrar la firma autorizada para la cuenta.
  2. Dejar las copias de todos tus documentos.
  3. Pagar 40 soles por el análisis de documentos (sí, te cobran por ver si te abren una cuenta o no).
  4. Hacer un depósito inicial de 500 soles.
  5. Pedir una tarjeta de débito, y acceso a banca por internet (que posiblemente significa comprar un token RSA en el banco).

Según la disponibilidad y agilidad del banco es posible que te pidan que regreses en un día o dos para continuar el proceso luego de que tus documentos se hayan verificado. Igualmente la emisión de la tarjeta y acceso a internet puede que tenga tiempo de espera según el banco.

El acceso a esta cuenta es recomendable que lo tenga una sola persona, usualmente el gerente general, por razones de seguridad y orden.

La cuenta de detracciones

Una detracción es una porción del IGV que el cliente deposita en una cuenta en lugar de pagártela a ti. En otras palabras, SUNAT se cobra una parte del IGV por adelantado.

Puedes abrir una cuenta de detracciones sin ningún costo en el Banco de la Nación. Te piden una ficha RUC y copia de tu DNI, no recuerdo más requisitos pero recomiendo igual llevar copia simple de todo, a todas partes.

Cuando tengas la cuenta de detracciones, le pasas los datos de acceso al contador y finalmente terminaste. ¡Bravo!

Tu nueva rutina mensual

Ahora que tienes todo el papeleo listo puedes dedicarte a tu empresa al 100%… ¡Ja! Mentira, todavía tienes que seguir haciendo más cosas que te cuestan dinero en vez de generarlo.

Mes a mes tendrás que no olvidar las siguientes cosas y gastos:

  1. El mantenimiento de tu cuenta en el banco (30-50 soles).
  2. Los servicios de tu contador (100-300 soles, según tu rubro, contador, facturación).
  3. Enviar los estados de cuenta de tu banco al contador (el BCP permite descargar un PDF).
  4. Emitir facturas, o pedirle a tu contador que las emita (prefiero lo primero).
  5. Decirle a tu contador que has emitido facturas o cobrado dinero, y en general mantenerlo al tanto de qué hace tu empresa.
  6. Aprenderte tu RUC.
  7. Comenzar a pedir factura a nombre de tu empresa para todos los gastos relevantes de tu empresa.
  8. Entregarle a tu contador facturas físicas que hayas recibido (compras que hagas).
  9. Llevar un buen registro de gastos (comprobantes para todo).
  10. Hablar mucho con tu contador.

El objetivo de la rutina, en el fondo, es evitar que SUNAT te haga problemas. El peor enemigo de todo peruano es la SUNAT.

Rosa María Palacios le dedicó bastantes palabras al tema: La grandísima concha de la SUNAT, parte 2, parte 3, parte 4.

No subestimes los incentivos económicos de SUNAT para causarte problemas. Sus auditores reciben bonificaciones según las multas que pongan. Mientras más te multen, más ganan, y eso significa un juicio más “flexible” en tu contra.

Sin mencionar que cualquier problema con SUNAT puede congelar tus cuentas bancarias sin mayor justificación, lo cual no solo es un problema mayúsculo, si no que dependiendo de tu banco puede que te cueste dinero sin importar si SUNAT tenía o no razón.

No te quieres meter con SUNAT ni para preguntar la hora. Tu nuevo trabajo como empresario es mantenerla lo más lejos de ti que puedas. Es peor que Claro y Telefónica juntas.

Felicitaciones, eres un empresario

De ahora en adelante, tienes un motivo adicional por el cuál quejarte del estado.

No solo eso, tienes una justificación adicional por la cual quejarte: ¡tienes una empresa y pagas (más) impuestos!

En adelante, como dice un amigo, solo preocúpate por hacer dinero porque todo problema en una empresa lo resuelves con dinero (como mínimo).

Y, claro, haz tarjetas de presentación y pitchéale a amigos, familia, desconocidos.

Recuerda: las ventas son pura probabilidad, y casi nada de habilidad. Mientras a más gente le ofrezcas tus servicios, más chances que alguien te los compre.

¡Buena suerte!

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